撰寫摘要時應避免的六個錯誤

已發表: 2021-03-02

簡短的摘要可能會在項目開始之前造成障礙,從而浪費時間和金錢,同時又會威脅到已交付成果的質量。

簡短的內容不僅僅在於記錄您從代理商或承包商那裡得到的東西。 它還應向他們提供開始工作所需的關鍵信息。

我一次又一次遇到一些不好的摘要。 這些簡報錯誤中有沒有聽起來很熟悉?

1.心理簡介:

通過假設默認情況下某些要求是標準的,或者人們已經知道您所知道的知識,從而忽略了關鍵信息。

例如,如果您不要求重新設計博客以包括社交媒體共享按鈕,那麼如果開發人員不包含這些按鈕,請不要感到驚訝。

列出每個特定的要求,即使其中某些要求對您來說似乎很明顯。

2.懶人簡介:

“看看我們競爭對手的網站。 產品和賣點非常相似,因此應該可以告訴您所有您需要知道的內容。”

不就是不。

3.返校簡介:

使用簡報過程作為提取大量免費營銷建議的方法。

對於該課程,可以提供一些指導和一些建議,特別是在與小型企業和經驗不足的業主/經營者合作時。 但是,舉例來說,如果您要雇用某人來撰寫廣告文案,就不是在僱用他們告訴您產品的賣點應該是什麼,也不可以幫助您確定廣告系列應該針對的對象。

4.“另一件事”簡介:

不斷添加新的細節,調整和小要求,使終點線略微移開,同時逐漸使項目超出最初商定的範圍。

雖然工作範圍通常包括一到兩輪反饋和較小的更正,但是這些不應被視為引入原始摘要中未提及的新要求的機會。

簡要說明的更改或增加應另行商定,並且可能會收取額外費用。

5.《戰爭與和平》簡介:

包含太多信息或太多冗長的附件。

在編寫該150字的營銷電子郵件之前,他們真的需要閱讀整個65頁的銷售記錄和三份白皮書嗎? 您要付給創建者創建,生產者生產,作家支付的費用。 您無需付錢給他們閱讀相當於俄羅斯小說的書。

簡短的內容需要全面而詳細,但也需要……好……簡短的。 僅為他們總結最重要或相關的信息。

6.拼圖簡介:

與其說是簡短的,不如說是隨時間流逝而隨便發送的一系列指令。 某些電子郵件中的電子郵件,有些作為Zoom會議期間或Slack線程中的註釋。

當代理機構或自由職業者參與得太早,而內部討論和審議仍在進行中時,通常會發生這種情況。

一個好的摘要應該是一個文檔,可以用作所需內容的單個參考點–一個真實點。

如何有效介紹情況

有時,代理商或承包商可能會向您發送一個簡報模板,以完整地填寫問題和文本框來填寫,以提取項目所需的信息。 不用說,最明顯的簡報錯誤之一是不能回答所有問題。

在其他時候,您可能會編寫自己的摘要,這意味著您有責任預測接收者需要了解什麼才能完全理解工作範圍,接受項目並開始工作。

這是典型的內容簡介應包括的內容:

聯絡資料:

誰是該項目的主要聯繫人? 如果需要將工作發送給其他人(例如,作為工作流的一部分),請也提供這些詳細信息。

費用和付款信息:

有時,談判報價和付款將是一個單獨的對話。 在其他時間,代理機構或自由職業者將需要了解針對此摘要的特定要求的預算,以及開票所需的任何參考編號或採購訂單詳細信息。

這生意:

您的業務,業務以及任何相關產品或服務的簡短摘要。 突出顯示任何與眾不同之處。

聽眾:

內容或廣告系列應該針對誰? 他們為什麼會對這個內容或廣告系列感興趣?

該項目:

你需要什麼? 例如,它是博客文章還是白皮書,電子郵件活動還是一組社交媒體資產? 這應該是什麼?

提供盡可能多的細節,特別是如果您已經有了一個首選的角度或關於它的外觀或應包含的內容的特定想法。

如果您需要內容在某個主題上佔據特定位置,或者需要它來支持關鍵信息或結論,請明確說明。 同時列出所有號召性用語。

具體要求和說明:

是否要遵守字數統計,運行時或既定結構? 格式,長寬比或設計模板是什麼? 作品應以Word Doc,Google Doc或其他形式提交嗎?

相關資產:

他們是否需要參考您的品牌準則或包含某些圖片? 還有其他可能有助於研究的文件嗎? (再次,請注意不要在摘要中放入過多的額外材料。)

人才信息:

一些項目將涉及其他項目,例如在採訪客戶進行案例研究時,或者在業務中可以報價的關鍵人物。

要弄清楚這些人是否知道可能會/將要與某人聯繫,因為這樣可以避免一些比較尷尬的對話。

最後期限:

具體是固定日期還是一系列交付里程碑。 “盡快”不是最後期限。

花時間節省時間

儘管花一個小時寫一份簡短的工作簡介可能看起來很奇怪,但可能只花三個小時,但請記住,您不僅僅是在外包時間,而是在獲取技能,能力和經驗,這是您內部無法實現的。

另外,如果您將寫得很好的摘要轉換為模板,則隨後的每個摘要都應更快地生成,因為可以簡單地複制許多背景信息。 似乎您的品牌,主要消息或產品詳細信息之間可能不會發生變化。

您花費在準備摘要上的時間將確保外包的時間集中在製作出色的作品上,而不會引起您真正想要什麼的困惑和模棱兩可。

外包內容的質量始於摘要的質量。