ブリーフを書くときに避けるべき6つの間違い

公開: 2021-03-02

悪いブリーフは、プロジェクトが開始する前にハンディキャップを負い、完成した成果物の品質を危険にさらしながら時間とお金を浪費する可能性があります。

簡単な説明は、代理店や請負業者に何を求めているかを文書化することだけではありません。 また、作業を開始するために必要な重要な情報を提供する必要があります。

私が何度も何度も遭遇する特定の悪いブリーフがあります。 これらのブリーフィングの間違いのいずれかはおなじみのように聞こえますか?

1.サイキックブリーフ:

一部の要件がデフォルトで標準である、または人々があなたが知っていることをすでに知っていると仮定して、重要な情報を省略します。

たとえば、ソーシャルメディア共有ボタンを含むように新しいブログの再設計を要求しない場合、開発者がそれらを含めなくても驚かないでください。

それらのいくつかがあなたに明白に見えるかもしれないとしても、すべての特定の要件をリストしてください。

2.怠惰な概要:

「競合他社のウェブサイトをご覧ください。 製品とセールスポイントは非常に似ているので、知っておくべきことをすべて教えてくれるはずです。」

いいえ、違います。

3.新学期の概要:

大量の無料のマーケティングアドバイスを抽出する方法として、ブリーフィングプロセスを使用します。

特に中小企業や経験の浅いオーナーオペレーターと仕事をしている場合は、少しのガイダンスといくつかの推奨事項がコースにぴったりです。 しかし、たとえば、コピーライティングを行うために誰かを雇っている場合、製品のセールスポイントを教えたり、キャンペーンの対象者を特定したりするために誰かを雇うこともありません。

4.「もう1つ」の概要:

当初合意された範囲を超えてプロジェクトを徐々にモーフィングしながら、フィニッシュラインを少し遠くに微調整し続ける新しい詳細、微調整、および小さな要求を継続的に追加します。

作業範囲には通常、1〜2ラウンドのフィードバックとマイナーな修正が含まれますが、これらは元の概要に記載されていない新しい要求を導入する機会として扱われるべきではありません。

ブリーフの変更または追加は別途合意する必要があり、追加料金が発生する場合があります。

5.戦争と平和の概要:

情報が多すぎる、または添付ファイルが長すぎる。

150語のマーケティングメールを書く前に、65ページのセールスデッキ全体と3つのホワイトペーパーを読む必要が本当にありますか? あなたは、作成するために作成者、作成するためにプロデューサー、書くために作家にお金を払っています。 あなたはロシアの小説に相当するものを読むために彼らにお金を払っていません。

ブリーフは包括的かつ詳細である必要がありますが、…まあ…ブリーフである必要もあります。 最も重要または関連する情報のみを要約します。

6.ジグソーブリーフ:

時間の経過とともに少しずつ送信される一連のカジュアルな指示ほど簡単ではありません。 一部は電子メールで、その他はZoom会議中またはSlackスレッド内のコメントとして。

これは、社内での話し合いや審議がまだ続いている間に、代理店やフリーランサーの関与が早すぎる場合によく発生します。

適切な概要は、必要なものの単一の参照ポイント(単一の真実のポイント)として機能できる1つのドキュメントである必要があります。

効果的に説明する方法

場合によっては、代理店や請負業者から、プロジェクトに必要な情報を抽出するために、質問やテキストボックスでいっぱいのブリーフィングテンプレートが送信されることがあります。 言うまでもなく、最も明白なブリーフィングの間違いの1つは、すべての質問に答えることではありません。

また、独自の概要を作成する場合もあります。つまり、作業範囲を完全に理解し、プロジェクトを受け入れて作業を開始するために、受信者が知っておく必要のあることを予測する責任があります。

一般的なコンテンツブリーフに含める必要があるものは次のとおりです。

連絡先情報:

プロジェクトの主な連絡先は誰ですか? ワークフローの一部として、作業を別の人に送信する必要がある場合は、それらの詳細も提供します。

料金と支払い情報:

場合によっては、見積もりと支払いの交渉は別の会話になります。 また、代理店またはフリーランサーは、請求に必要な参照番号または注文書の詳細とともに、この概要の特定の要件に対する予算を知る必要があります。

ビジネス:

あなたのビジネス、それが何をするか、そして関連する製品やサービスの簡単な要約。 競合他社との違いを強調します。

聴衆:

コンテンツまたはキャンペーンのターゲットは誰ですか? なぜ彼らはこのコンテンツやキャンペーンに興味があるのでしょうか?

プロジェクト:

何が必要ですか? たとえば、ブログの投稿、ホワイトペーパー、電子メールキャンペーン、または一連のソーシャルメディア資産ですか。 それはどうあるべきですか/彼らはどうあるべきですか?

特に、好みの角度をすでに念頭に置いている場合や、どのように見えるか、何を含めるべきかについて具体的なアイデアがある場合は、できるだけ詳細に説明してください。

トピックで特定の位置を占めるコンテンツが必要な場合、または重要なメッセージや結論をサポートするためにコンテンツが必要な場合は、これを明確にしてください。 また、アクションの呼び出しをリストします。

特定の要件と指示:

遵守すべき単語数、実行時間、または確立された構造はありますか? フォーマット、アスペクト比、またはデザインテンプレートは何ですか? 作品はWordDoc、Google Doc、またはその他のものとして提出する必要がありますか?

関連資産:

彼らはあなたのブランドガイドラインを参照する必要がありますか、それとも特定の画像を含める必要がありますか? 研究に役立つかもしれない他の文書はありますか? (繰り返しになりますが、余分な資料が多すぎてブリーフが過負荷になることに注意してください。)

才能情報:

一部のプロジェクトには、ケーススタディのために顧客にインタビューする場合や、見積もりに利用できるビジネス内の主要人物など、他のプロジェクトが関与します。

これらの人々が誰かが接触する可能性がある、または接触する可能性があることを認識しているかどうかを明確にしてください。これにより、かなり厄介な会話を避けることができます。

締め切り:

決まった日付か一連の配信マイルストーンかを具体的に示します。 「できるだけ早く」は締め切りではありません。

時間を節約するために時間を費やす

たった3時間の作業について簡単な説明を書くのに、1時間も費やすのは奇妙に思えるかもしれませんが、あなたは単に時間をアウトソーシングしているのではなく、社内で達成できる以上のスキル、能力、経験にアクセスしていることを忘れないでください。

さらに、よく書かれたブリーフをテンプレートに変えると、背景情報の多くを簡単にコピーできるので、後続の各ブリーフをより速く作成できるはずです。 ブランディング、重要なメッセージ、または製品の詳細がその間に変更される可能性があるわけではありません。

ブリーフの準備に費やす時間は、それらのアウトソーシングされた時間が、あなたが本当に欲しいものについての混乱や曖昧さから解放されて、素晴らしい仕事を生み出すことに集中することを確実にします。

アウトソーシングされたコンテンツの品質は、ブリーフの品質から始まります。