Sei errori da evitare quando si scrive un riassunto

Pubblicato: 2021-03-02

Un cattivo brief può ostacolare un progetto prima che inizi, sprecando tempo e denaro mettendo a rischio la qualità dei risultati finali completati.

Un brief non riguarda solo la documentazione di ciò che desideri dall'agenzia o dall'appaltatore; dovrebbe anche fornire loro le informazioni chiave di cui hanno bisogno per iniziare il lavoro.

Ci sono alcuni pessimi brief che incontro ancora e ancora. Qualcuno di questi errori di briefing suona familiare?

1. Il riassunto psichico:

Tralascia le informazioni cruciali assumendo che alcuni requisiti siano standard per impostazione predefinita o che le persone sappiano già ciò che sai.

Ad esempio, se non chiedi la riprogettazione del nuovo blog per includere i pulsanti di condivisione dei social media, non sorprenderti se lo sviluppatore non li include.

Elenca ogni requisito specifico, anche se alcuni potrebbero sembrarti ovvi.

2. Il pigro brief:

"Dai un'occhiata al sito web del nostro concorrente. I prodotti e i punti di vendita sono abbastanza simili, quindi questo dovrebbe dirti tutto ciò che devi sapere ".

No semplicemente no.

3. Il brief per il rientro a scuola:

Utilizza il processo di briefing come un modo per estrarre un sacco di consigli di marketing gratuiti.

Un po 'di guida e alcune raccomandazioni possono essere la norma, in particolare quando si lavora con piccole imprese e proprietari-operatori inesperti. Ma se stai assumendo qualcuno per fare il tuo copywriting, ad esempio, non lo stai assumendo anche per dirti quali dovrebbero essere i punti di forza del tuo prodotto o aiutarti a stabilire a chi dovrebbe mirare la tua campagna.

4. Il brief "un'altra cosa":

Aggiunge continuamente nuovi dettagli, modifiche e piccole richieste che continuano a spingere il traguardo un po 'più lontano, trasformando gradualmente il progetto oltre lo scopo originariamente concordato.

Sebbene uno scopo del lavoro includa solitamente uno o due cicli di feedback e correzioni minori, questi non dovrebbero essere trattati come opportunità per introdurre nuove richieste non indicate nel brief originale.

Modifiche o aggiunte a un brief dovrebbero essere concordate separatamente e potrebbero comportare costi aggiuntivi.

5. Il riassunto di Guerra e Pace:

Include troppe informazioni o troppi allegati lunghi.

Hanno davvero bisogno di leggere un'intera presentazione di vendita di 65 pagine e tre white paper prima di scrivere quell'email di marketing di 150 parole? Stai pagando il creatore per creare, il produttore per produrre, lo scrittore per scrivere. Non li paghi per leggere l'equivalente di un romanzo russo.

Mentre un brief deve essere completo e dettagliato, deve anche essere ... beh ... breve. Riassumi per loro solo le informazioni più importanti o rilevanti.

6. Il riassunto del puzzle:

Non tanto un breve quanto una serie casuale di istruzioni inviate a bit nel tempo; alcuni nelle e-mail, altri come commenti durante le riunioni Zoom o all'interno dei thread di Slack.

Ciò può accadere spesso quando l'agenzia o il libero professionista viene assunto troppo presto, mentre le discussioni e le deliberazioni interne sono ancora in corso.

Un buon brief deve essere un documento che può servire come un unico punto di riferimento - un unico punto di verità - per ciò che è richiesto.

Come istruire in modo efficace

A volte, un'agenzia o un appaltatore potrebbe inviarti un modello di briefing da compilare, pieno di domande e caselle di testo, per estrarre le informazioni necessarie per un progetto. Inutile dire che uno degli errori più evidenti nel briefing è non rispondere a tutte le domande.

Altre volte, potresti produrre il tuo brief, il che significa che spetta a te anticipare ciò che il destinatario deve sapere per comprendere appieno lo scopo del lavoro, accettare il progetto e iniziare il lavoro.

Ecco cosa dovrebbe includere un tipico brief di contenuto:

Informazioni di contatto:

Chi è il contatto principale per il progetto? Se il lavoro deve essere inviato a una persona diversa, ad esempio come parte di un flusso di lavoro, fornire anche questi dettagli.

Informazioni su commissioni e pagamenti:

A volte, la negoziazione di preventivi e pagamenti sarà una conversazione separata. Altre volte, l'agenzia o il libero professionista dovranno sapere qual è il budget per i requisiti specifici di questo brief, insieme a eventuali numeri di riferimento o dettagli dell'ordine di acquisto richiesti per la fatturazione.

L'attività:

Un breve riepilogo della tua attività, di ciò che fa e di eventuali prodotti o servizi pertinenti. Evidenzia tutto ciò che ti distingue dalla concorrenza.

Il pubblico:

A chi dovrebbero rivolgersi i contenuti o la campagna? Perché potrebbero essere interessati a questo contenuto o campagna?

Il progetto:

Di cosa hai bisogno? Ad esempio, è un post sul blog o un white paper, una campagna e-mail o una serie di risorse di social media? Di cosa dovrebbero occuparsi?

Fornisci il maggior numero di dettagli possibile, in particolare se hai già in mente un'angolazione preferita o idee specifiche su come dovrebbe apparire o cosa dovrebbe essere incluso.

Se hai bisogno che il contenuto prenda una certa posizione su un argomento o ne hai bisogno per supportare un messaggio chiave o una conclusione, chiariscilo. Elenca anche eventuali inviti all'azione.

Requisiti e istruzioni specifiche:

Esiste un conteggio delle parole, un runtime o una struttura consolidata a cui aderire? Qual è il formato, le proporzioni o il modello di progettazione? Il lavoro deve essere inviato come documento Word, Google Doc o qualcos'altro?

Risorse correlate:

Dovranno fare riferimento alle linee guida del tuo marchio o includere determinate immagini? Esistono altri documenti che potrebbero aiutare con la ricerca? (Di nuovo, fai attenzione a non sovraccaricare il brief con troppo materiale extra.)

Informazioni sul talento:

Alcuni progetti ne coinvolgeranno altri, ad esempio quando si intervista un cliente per un caso di studio o persone chiave all'interno dell'azienda disponibili per preventivi.

Sii chiaro se queste persone sono consapevoli che qualcuno potrebbe / sarà in contatto, in quanto ciò può evitare conversazioni piuttosto imbarazzanti.

La scadenza:

Indipendentemente dal fatto che si tratti di una data fissa o di una serie di traguardi di consegna, sii specifico. "ASAP" non è una scadenza.

Dedica tempo per risparmiare tempo

Anche se potrebbe sembrare strano dedicare anche un'ora a scrivere un brief per quelle che potrebbero essere solo tre ore di lavoro, ricorda che non stai solo esternalizzando il tempo: stai accedendo a competenze, capacità ed esperienza oltre a ciò che puoi ottenere internamente.

Inoltre, se trasformi il tuo brief ben scritto in un modello, ogni successivo dovrebbe essere più veloce nel produrre in quanto la maggior parte delle informazioni di base può essere semplicemente copiata. Non è come se il tuo marchio, i messaggi chiave oi dettagli del prodotto cambieranno nel frattempo.

Il tempo che dedichi alla preparazione di un brief garantirà che quelle ore esternalizzate siano concentrate sulla produzione di un ottimo lavoro, senza confusione e ambiguità su ciò che desideri veramente.

La qualità dei tuoi contenuti in outsourcing inizia con la qualità del brief.