Enam Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Menulis Ringkasan

Diterbitkan: 2021-03-02

Pengarahan yang buruk dapat menghambat proyek sebelum dimulai, membuang-buang waktu dan uang sambil mempertaruhkan kualitas hasil yang diselesaikan.

Penjelasan singkat bukan hanya tentang mendokumentasikan apa yang Anda inginkan dari agen atau kontraktor; itu juga harus memberi mereka informasi penting yang mereka butuhkan untuk memulai pekerjaan.

Ada beberapa brief buruk yang saya temui berulang kali. Apakah salah satu kesalahan pengarahan ini terdengar familier?

1. Ringkasan psikis:

Abaikan informasi penting dengan mengasumsikan beberapa persyaratan standar secara default atau bahwa orang sudah tahu apa yang Anda ketahui.

Misalnya, jika Anda tidak meminta desain ulang blog baru untuk menyertakan tombol berbagi media sosial, jangan heran jika pengembang tidak menyertakannya.

Buat daftar setiap persyaratan khusus, meskipun beberapa di antaranya mungkin tampak jelas bagi Anda.

2. Laporan singkat malas:

“Lihat situs pesaing kita. Produk dan nilai jualnya sangat mirip, jadi itu akan memberi tahu Anda semua yang perlu Anda ketahui. ”

Tidak. Hanya, tidak.

3. Rangkuman kembali ke sekolah:

Menggunakan proses pengarahan sebagai cara untuk mendapatkan banyak nasihat pemasaran gratis.

Sedikit panduan dan beberapa rekomendasi bisa setara untuk kursus, terutama saat bekerja dengan bisnis kecil dan pemilik-operator yang tidak berpengalaman. Tetapi jika Anda mempekerjakan seseorang untuk melakukan copywriting Anda, misalnya, Anda tidak juga mempekerjakan mereka untuk memberi tahu Anda apa nilai jual produk Anda seharusnya, atau membantu Anda menetapkan siapa yang harus ditargetkan oleh kampanye Anda.

4. Ringkasan "satu hal lagi":

Terus menambahkan detail baru, penyesuaian, dan permintaan kecil yang terus mendorong garis finis sedikit lebih jauh, sambil secara bertahap mengubah proyek di luar cakupan yang telah disepakati semula.

Meskipun ruang lingkup pekerjaan biasanya akan mencakup satu atau dua putaran umpan balik dan koreksi kecil, ini tidak boleh diperlakukan sebagai peluang untuk memperkenalkan permintaan baru yang tidak disebutkan dalam ringkasan asli.

Perubahan atau penambahan ringkasan harus disetujui secara terpisah dan dapat menarik biaya tambahan.

5. Laporan singkat Perang dan Perdamaian:

Menyertakan terlalu banyak informasi, atau terlalu banyak lampiran yang panjang.

Apakah mereka benar-benar perlu membaca keseluruhan dek penjualan 65 halaman dan tiga kertas putih sebelum menulis email pemasaran 150 kata itu? Anda membayar pencipta untuk membuat, produser untuk memproduksi, penulis untuk menulis. Anda tidak membayar mereka untuk membaca yang setara dengan novel Rusia.

Meskipun ringkasan harus komprehensif dan terperinci, namun juga harus ... baik ... singkat. Buat ringkasan untuk mereka hanya informasi yang paling penting atau relevan.

6. Penjelasan singkat tentang jigsaw:

Tidak sesingkat instruksi biasa yang dikirim sedikit demi sedikit; beberapa di email, yang lainnya sebagai komentar selama rapat Zoom atau dalam utas Slack.

Ini sering terjadi ketika agensi atau freelancer terlibat terlalu dini, sementara diskusi dan musyawarah internal masih berlangsung.

Ringkasan yang baik harus berupa satu dokumen yang dapat berfungsi sebagai satu titik referensi - satu titik kebenaran - untuk apa yang diperlukan.

Bagaimana memberi pengarahan secara efektif

Terkadang, agensi atau kontraktor mungkin mengirimi Anda templat pengarahan untuk diisi, penuh dengan pertanyaan dan kotak teks, untuk mengekstrak informasi yang diperlukan untuk sebuah proyek. Tak perlu dikatakan, salah satu kesalahan pengarahan yang paling jelas adalah tidak menjawab semua pertanyaan.

Di lain waktu, Anda dapat membuat ringkasan Anda sendiri, yang berarti tanggung jawab ada pada Anda untuk mengantisipasi apa yang perlu diketahui penerima untuk sepenuhnya memahami ruang lingkup pekerjaan, menerima proyek, dan mulai bekerja.

Berikut adalah isi ringkasan tipikal yang harus disertakan:

Info kontak:

Siapa kontak utama untuk proyek ini? Jika pekerjaan perlu dikirim ke orang yang berbeda - misalnya, sebagai bagian dari alur kerja - berikan detail tersebut juga.

Info biaya dan pembayaran:

Terkadang, negosiasi kutipan dan pembayaran akan menjadi percakapan terpisah. Di lain waktu, agensi atau freelancer perlu mengetahui berapa anggaran untuk persyaratan spesifik dari ringkasan ini, bersama dengan nomor referensi atau detail pesanan pembelian yang diperlukan untuk pembuatan faktur.

Bisnis:

Ringkasan singkat tentang bisnis Anda, apa yang dilakukannya, dan produk atau layanan apa pun yang relevan. Soroti apa pun yang membedakan Anda dari pesaing.

Penonton:

Siapa yang harus ditargetkan konten atau kampanye? Mengapa mereka mungkin tertarik dengan konten atau kampanye ini?

Proyek:

Apa yang Anda butuhkan? Misalnya, apakah itu posting blog atau kertas putih, kampanye email, atau sekumpulan aset media sosial? Tentang apa itu / mereka?

Berikan detail sebanyak yang Anda bisa, terutama jika Anda sudah memiliki sudut pandang yang diinginkan atau ide spesifik tentang bagaimana tampilannya atau apa yang harus dimasukkan.

Jika Anda membutuhkan konten untuk mengambil posisi tertentu pada suatu topik atau membutuhkannya untuk mendukung pesan atau kesimpulan utama, jelaskan ini. Juga daftarkan ajakan bertindak apa pun.

Persyaratan dan instruksi khusus:

Apakah ada jumlah kata, runtime, atau struktur yang mapan untuk dipatuhi? Apa format, rasio aspek, atau template desainnya? Haruskah pekerjaan dikirimkan sebagai Word Doc, Google Doc atau yang lainnya?

Aset terkait:

Apakah mereka perlu mengacu pada pedoman merek Anda atau menyertakan gambar tertentu? Apakah ada dokumen lain yang mungkin membantu penelitian? (Sekali lagi, berhati-hatilah untuk membebani brief dengan terlalu banyak materi tambahan.)

Info bakat:

Beberapa proyek akan melibatkan orang lain, seperti saat mewawancarai pelanggan untuk studi kasus, atau orang-orang penting dalam bisnis yang tersedia untuk penawaran.

Perjelas apakah orang-orang ini mengetahui bahwa seseorang mungkin / akan melakukan kontak, karena ini dapat menghindari percakapan yang agak canggung.

Batas waktu:

Apakah tanggal tetap atau serangkaian pencapaian pengiriman, lebih spesifik. "ASAP" bukanlah tenggat waktu.

Luangkan waktu untuk menghemat waktu

Meskipun mungkin tampak aneh menghabiskan waktu satu jam untuk menulis ringkasan untuk apa yang mungkin hanya tiga jam kerja, ingatlah bahwa Anda tidak hanya mengalihdayakan waktu - Anda mengakses keterampilan, kemampuan, dan pengalaman melebihi apa yang dapat Anda capai secara internal.

Selain itu, jika Anda mengubah ringkasan yang ditulis dengan baik menjadi template, setiap ringkasan berikutnya harus lebih cepat menghasilkan sebanyak mungkin informasi latar belakang yang dapat disalin dengan mudah. Ini bukan seolah-olah branding, pesan utama, atau detail produk Anda cenderung berubah di antaranya.

Waktu yang Anda habiskan untuk menyiapkan brief akan memastikan jam-jam yang dialihdayakan itu difokuskan untuk menghasilkan karya yang hebat, bebas dari kebingungan dan ambiguitas tentang apa yang sebenarnya Anda inginkan.

Kualitas konten outsourcing Anda dimulai dengan kualitas ringkasan.