Six erreurs à éviter lors de la rédaction d'un mémoire

Publié: 2021-03-02

Un mauvais brief peut handicaper un projet avant qu'il ne démarre, perdre du temps et de l'argent tout en mettant en péril la qualité des livrables achevés.

Un mémoire ne consiste pas seulement à documenter ce que vous attendez de l'agence ou de l'entrepreneur; il devrait également leur fournir les informations essentielles dont ils ont besoin pour commencer le travail.

Il y a certains mauvais briefs que je rencontre encore et encore. L'une de ces erreurs de briefing vous semble-t-elle familière?

1. Le brief psychique:

Oublie les informations cruciales en supposant que certaines exigences sont standard par défaut ou que les gens savent déjà ce que vous savez.

Par exemple, si vous ne demandez pas que la refonte du nouveau blog inclue des boutons de partage sur les réseaux sociaux, ne soyez pas surpris si le développeur ne les inclut pas.

Énumérez toutes les exigences spécifiques, même si certaines d'entre elles peuvent vous sembler évidentes.

2. Le bref paresseux:

«Jetez un œil sur le site Web de nos concurrents. Les produits et les arguments de vente sont assez similaires, ce qui devrait vous dire tout ce que vous devez savoir. »

Non, juste non.

3. Le dossier de la rentrée scolaire:

Utilise le processus de briefing pour extraire une tonne de conseils marketing gratuits.

Un peu de conseils et quelques recommandations peuvent être la même chose pour le cours, en particulier lorsque vous travaillez avec de petites entreprises et des propriétaires-exploitants inexpérimentés. Mais si vous embauchez quelqu'un pour faire votre rédaction, par exemple, vous ne les embauchez pas non plus pour vous dire quels devraient être les arguments de vente de votre produit ou pour vous aider à déterminer qui votre campagne doit cibler.

4. Le bref «une dernière chose»:

Ajoute continuellement de nouveaux détails, des ajustements et de petites demandes qui continuent de pousser la ligne d'arrivée un peu plus loin, tout en transformant progressivement le projet au-delà de la portée initialement convenue.

Bien qu'une portée de travail inclue généralement une ou deux séries de commentaires et de corrections mineures, celles-ci ne doivent pas être traitées comme des opportunités d'introduire de nouvelles demandes non mentionnées dans le mémoire original.

Les modifications ou ajouts à un mémoire doivent être convenus séparément et peuvent entraîner des frais supplémentaires.

5. Le mémoire sur la guerre et la paix:

Comprend beaucoup trop d'informations ou trop de pièces jointes longues.

A-t-il vraiment besoin de lire une présentation complète de 65 pages et trois livres blancs avant d'écrire cet e-mail marketing de 150 mots? Vous payez le créateur pour créer, le producteur pour produire, l'écrivain pour écrire. Vous ne les payez pas pour lire l'équivalent d'un roman russe.

Si un mémoire doit être complet et détaillé, il doit aussi être… bref… bref. Résumez pour eux uniquement les informations les plus importantes ou pertinentes.

6. Le brief du puzzle:

Pas tant une brève qu'une simple série d'instructions envoyées par bits au fil du temps; certains dans les e-mails, d'autres sous forme de commentaires lors des réunions Zoom ou dans les fils de discussion Slack.

Cela peut souvent se produire lorsque l'agence ou le pigiste est engagé trop tôt, alors que les discussions et délibérations internes sont toujours en cours.

Un bon dossier doit être un document qui puisse servir de point de référence unique - un point de vérité unique - pour ce qui est requis.

Comment informer efficacement

Parfois, une agence ou un entrepreneur peut vous envoyer un modèle de briefing à remplir, rempli de questions et de zones de texte, pour extraire les informations nécessaires pour un projet. Il va sans dire que l’une des erreurs d’information les plus évidentes est de ne pas répondre à toutes les questions.

D'autres fois, vous pouvez produire votre propre mémoire, ce qui signifie qu'il vous incombe d'anticiper ce que le destinataire doit savoir pour bien comprendre la portée du travail, accepter le projet et commencer le travail.

Voici ce qu'un résumé de contenu typique devrait inclure:

Informations de contact:

Qui est le contact principal du projet? Si le travail doit être envoyé à une autre personne - par exemple, dans le cadre d'un workflow - fournissez également ces détails.

Informations sur les frais et le paiement:

Parfois, la négociation des devis et des paiements sera une conversation distincte. D'autres fois, l'agence ou le pigiste aura besoin de savoir quel est le budget pour les exigences spécifiques de ce brief, ainsi que les numéros de référence ou les détails du bon de commande requis pour la facturation.

Les affaires:

Un bref résumé de votre entreprise, de ses activités et de tous les produits ou services pertinents. Mettez en évidence tout ce qui vous distingue de la concurrence.

L'auditoire:

À qui le contenu ou la campagne doit-il cibler? Pourquoi pourraient-ils être intéressés par ce contenu ou cette campagne?

Le projet:

De quoi avez-vous besoin? Par exemple, s'agit-il d'un article de blog ou d'un livre blanc, d'une campagne par e-mail ou d'un ensemble d'actifs sur les réseaux sociaux? De quoi devrait-il / elles s'agir?

Fournissez autant de détails que possible, en particulier si vous avez déjà un angle préféré en tête ou des idées spécifiques sur son apparence ou ce qui devrait être inclus.

Si vous avez besoin du contenu pour prendre une certaine position sur un sujet ou si vous en avez besoin pour soutenir un message clé ou une conclusion, indiquez-le clairement. Énumérez également tous les appels à l'action.

Exigences et instructions spécifiques:

Y a-t-il un nombre de mots, une exécution ou une structure établie à respecter? Quel est le format, le rapport hauteur / largeur ou le modèle de conception? Le travail doit-il être soumis en tant que document Word, Google Doc ou autre?

Actifs associés:

Auront-ils besoin de se référer aux directives de votre marque ou d'inclure certaines images? Y a-t-il d'autres documents qui pourraient aider à la recherche? (Encore une fois, méfiez-vous de surcharger le brief avec trop de matériel supplémentaire.)

Informations sur les talents:

Certains projets en impliqueront d'autres, comme lors d'un entretien avec un client pour une étude de cas, ou des personnes clés au sein de l'entreprise disponibles pour des devis.

Soyez clair quant à savoir si ces personnes sont conscientes que quelqu'un peut / sera en contact, car cela peut éviter des conversations plutôt gênantes.

La date limite:

Qu'il s'agisse d'une date fixe ou d'une série d'étapes de livraison, soyez précis. «ASAP» n'est pas une date limite.

Passez du temps pour gagner du temps

Bien qu'il puisse sembler étrange de passer jusqu'à une heure à rédiger un mémoire pour ce qui pourrait ne représenter que trois heures de travail, n'oubliez pas que vous ne faites pas que sous-traiter du temps - vous accédez à des compétences, des capacités et une expérience au-delà de ce que vous pouvez réaliser en interne.

De plus, si vous transformez votre mémoire bien rédigé en modèle, chaque document suivant devrait être plus rapide à produire, car la plupart des informations de base peuvent être simplement copiées. Ce n'est pas comme si votre image de marque, vos messages clés ou les détails du produit étaient susceptibles de changer entre les deux.

Le temps que vous passez à préparer un brief garantira que ces heures externalisées sont axées sur la production d'un excellent travail, sans confusion ni ambiguïté sur ce que vous voulez vraiment.

La qualité de votre contenu externalisé commence par la qualité du brief.