Sechs Fehler, die Sie beim Schreiben eines Briefs vermeiden sollten

Veröffentlicht: 2021-03-02

Ein schlechter Auftrag kann ein Projekt vor dem Start behindern, Zeit und Geld verschwenden und gleichzeitig die Qualität der abgeschlossenen Ergebnisse gefährden.

Bei einem Brief geht es nicht nur darum, zu dokumentieren, was Sie von der Agentur oder dem Auftragnehmer erwarten. Es sollte ihnen auch die wichtigsten Informationen liefern, die sie benötigen, um mit der Arbeit zu beginnen.

Es gibt bestimmte schlechte Slips, denen ich immer wieder begegne. Kommt Ihnen einer dieser Einweisungsfehler bekannt vor?

1. Der psychische Auftrag:

Lässt wichtige Informationen aus, indem angenommen wird, dass einige Anforderungen standardmäßig Standard sind oder dass die Leute bereits wissen, was Sie wissen.

Wenn Sie beispielsweise nicht darum bitten, dass das neue Blog-Redesign Schaltflächen für die Freigabe von sozialen Medien enthält, wundern Sie sich nicht, wenn der Entwickler diese nicht enthält.

Listen Sie alle spezifischen Anforderungen auf, auch wenn Ihnen einige davon offensichtlich erscheinen.

2. Der faule Brief:

„Schauen Sie sich die Website unseres Konkurrenten an. Die Produkte und Verkaufsargumente sind ziemlich ähnlich, sodass Sie alles wissen sollten, was Sie wissen müssen. “

Nein einfach nein.

3. Der Back-to-School-Brief:

Verwendet den Briefing-Prozess, um eine Menge kostenloser Marketing-Ratschläge zu erhalten.

Ein wenig Anleitung und ein paar Empfehlungen können selbstverständlich sein, insbesondere wenn Sie mit kleinen Unternehmen und unerfahrenen Eigentümern zusammenarbeiten. Wenn Sie jedoch beispielsweise jemanden für das Verfassen von Texten einstellen, stellen Sie ihn nicht auch ein, um Ihnen die Verkaufsargumente Ihres Produkts mitzuteilen oder um herauszufinden, an wen sich Ihre Kampagne richten soll.

4. Der Brief „Noch eine Sache“:

Fügt ständig neue Details, Optimierungen und kleine Anforderungen hinzu, die die Ziellinie immer weiter vorantreiben und das Projekt schrittweise über den ursprünglich vereinbarten Umfang hinaus verändern.

Während ein Arbeitsumfang normalerweise ein oder zwei Feedbackrunden und kleinere Korrekturen umfasst, sollten diese nicht als Gelegenheit zur Einführung neuer Anfragen betrachtet werden, die nicht im ursprünglichen Auftrag aufgeführt sind.

Änderungen oder Ergänzungen eines Schriftsatzes sollten separat vereinbart werden und können zusätzliche Gebühren verursachen.

5. Der Kriegs- und Friedensbrief:

Enthält viel zu viele Informationen oder zu viele lange Anhänge.

Müssen sie wirklich ein ganzes 65-seitiges Verkaufsdeck und drei White Papers lesen, bevor sie diese 150-Wörter-Marketing-E-Mail schreiben? Sie bezahlen den Schöpfer für das Erstellen, den Produzenten für das Produzieren, den Autor für das Schreiben. Sie bezahlen sie nicht, um das Äquivalent eines russischen Romans zu lesen.

Ein Brief muss zwar umfassend und detailliert sein, aber auch… na ja… kurz. Fassen Sie für sie nur die wichtigsten oder relevantesten Informationen zusammen.

6. Das Puzzle-Briefing:

Nicht so sehr eine kurze als eine beiläufige Reihe von Anweisungen, die im Laufe der Zeit in kleinen Schritten gesendet wurden; Einige in E-Mails, andere als Kommentare während Zoom-Meetings oder in Slack-Threads.

Dies kann häufig vorkommen, wenn die Agentur oder der Freiberufler zu früh eingestellt wird, während interne Diskussionen und Beratungen noch andauern.

Ein guter Auftrag muss ein Dokument sein, das als ein einziger Bezugspunkt - ein einziger Punkt der Wahrheit - für das dienen kann, was erforderlich ist.

Wie man effektiv unterrichtet

Manchmal sendet Ihnen eine Agentur oder ein Auftragnehmer eine Briefing-Vorlage zum Ausfüllen mit Fragen und Textfeldern, um die erforderlichen Informationen für ein Projekt zu extrahieren. Unnötig zu erwähnen, dass einer der offensichtlichsten Briefing-Fehler darin besteht, nicht alle Fragen zu beantworten.

In anderen Fällen können Sie Ihren eigenen Auftrag erstellen. Dies bedeutet, dass Sie voraussehen müssen, was der Empfänger wissen muss, um den Arbeitsumfang vollständig zu verstehen, das Projekt anzunehmen und mit der Arbeit zu beginnen.

Folgendes sollte ein typischer Inhaltsbescheid enthalten:

Kontaktinformation:

Wer ist der Hauptansprechpartner für das Projekt? Wenn die Arbeit an eine andere Person gesendet werden muss - beispielsweise als Teil eines Workflows - geben Sie diese Details ebenfalls an.

Gebühren- und Zahlungsinformationen:

Manchmal ist das Aushandeln von Angeboten und Zahlungen ein separates Gespräch. In anderen Fällen muss die Agentur oder der Freiberufler das Budget für die spezifischen Anforderungen dieses Auftrags sowie die für die Rechnungsstellung erforderlichen Referenznummern oder Bestelldaten kennen.

Das Geschäft:

Eine kurze Zusammenfassung Ihres Unternehmens, seiner Aktivitäten und aller relevanten Produkte oder Dienstleistungen. Markieren Sie alles, was Sie von der Konkurrenz unterscheidet.

Die Zuschauer:

An wen sollte sich der Inhalt oder die Kampagne richten? Warum könnten sie an diesem Inhalt oder dieser Kampagne interessiert sein?

Das Projekt:

Was brauchst du? Handelt es sich beispielsweise um einen Blog-Beitrag oder ein Whitepaper, eine E-Mail-Kampagne oder eine Reihe von Social-Media-Ressourcen? Worum soll es gehen?

Geben Sie so viele Details wie möglich an, insbesondere wenn Sie bereits einen bevorzugten Blickwinkel oder konkrete Vorstellungen darüber haben, wie dieser aussehen soll oder was enthalten sein soll.

Wenn Sie möchten, dass der Inhalt eine bestimmte Position zu einem Thema einnimmt oder eine Schlüsselbotschaft oder Schlussfolgerung unterstützt, machen Sie dies deutlich. Listen Sie auch alle Handlungsaufforderungen auf.

Besondere Anforderungen und Anweisungen:

Gibt es eine Wortanzahl, eine Laufzeit oder eine etablierte Struktur, an die man sich halten kann? Was ist das Format, das Seitenverhältnis oder die Designvorlage? Sollte die Arbeit als Word-Dokument, Google Doc oder etwas anderes eingereicht werden?

Verwandte Vermögenswerte:

Müssen sie sich auf Ihre Markenrichtlinien beziehen oder bestimmte Bilder enthalten? Gibt es andere Dokumente, die bei der Recherche helfen könnten? (Achten Sie auch hier darauf, dass Sie den Brief nicht mit zu viel zusätzlichem Material überladen.)

Talentinfo:

An einigen Projekten sind andere beteiligt, z. B. bei der Befragung eines Kunden für eine Fallstudie oder bei Schlüsselpersonen innerhalb des Unternehmens, die für Angebote zur Verfügung stehen.

Machen Sie sich klar, ob diese Personen wissen, dass jemand in Kontakt sein kann / wird, da dies einige unangenehme Gespräche vermeiden kann.

Die Deadline:

Ob ein fester Termin oder eine Reihe von Liefermeilensteinen, seien Sie genau. "ASAP" ist keine Frist.

Verbringen Sie Zeit, um Zeit zu sparen

Es mag seltsam erscheinen, bis zu einer Stunde damit zu verbringen, einen Auftrag für möglicherweise nur drei Stunden Arbeit zu schreiben. Denken Sie jedoch daran, dass Sie nicht nur Zeit auslagern, sondern auf Fähigkeiten, Fähigkeiten und Erfahrungen zugreifen, die über das hinausgehen, was Sie intern erreichen können.

Wenn Sie Ihren gut geschriebenen Brief in eine Vorlage verwandeln, sollte jeder nachfolgende schneller sein, da viele Hintergrundinformationen einfach kopiert werden können. Es ist nicht so, als würden sich Ihr Branding, Ihre wichtigsten Nachrichten oder Ihre Produktdetails zwischendurch ändern.

Die Zeit, die Sie mit der Vorbereitung eines Briefs verbringen, stellt sicher, dass diese ausgelagerten Stunden darauf ausgerichtet sind, großartige Arbeit zu leisten, ohne Verwirrung und Unklarheit darüber, was Sie wirklich wollen.

Die Qualität Ihrer ausgelagerten Inhalte beginnt mit der Qualität des Auftrags.